Как правильно рассчитать суточные в командировке пример. Как начисляются командировочные? Расчет командировочных: пример. Определяем заработок за расчетный период

Суточные при командировке – это денежные средства, которые работодатель платит сотруднику для личных расходов; работник не должен отчитываться по ним. Общая сумма суточных зависит от продолжительности командировки и места назначения. В статье рассмотрен порядок и примеры расчета суточных при командировке в 2019 году.

Нормы суточных

Размер суточных за один день командировки может быть любым. Сумма оговаривается в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Если характер деятельности сотрудника подразумевает регулярные командировки, то таблица с суточными, в зависимости от места, может быть приложена к трудовому договору.

Налоговым Кодексом определено, что суточные до 700 рублей для внутренних поездок и 2500 рублей для заграничных не облагаются НДФЛ.

Если сотрудник отправляется в командировку в местность, откуда есть возможность ежедневно возвращаться домой, то суточные ему не оплачиваются. Целесообразность таких поездок определяет руководитель.

Расчет количества дней в командировке для суточных

Суточные выплачиваются сотруднику за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также вынужденные задержки (не по вине сотрудника). Сотрудник имеет право на суточные, если во время командировки он был на больничном листе. Началом отчета продолжительности командировки считается день выезда. Например, если сотрудник вылетает из своего города в 23.55 10 апреля, то именно этот день и будет считаться началом командировки, и за него работодатель обязан заплатить суточные.

Дата прибытия считается аналогичным образом. Например, сотрудник закончил свою работу 10 апреля и выехал в тот же день поездом в свой населенный пункт. Поезд прибывает в 00.05 11 апреля. Этот день еще считается периодом командировки и за него положены суточные. Также необходимо учитывать время, необходимое на дорогу с аэропорта, пристани, вокзала, если они находятся за пределами города. Такой порядок расчета утвержден Постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008 года.

Расчет при заграничной командировке

Расчет суточных при командировке за границу имеет ряд особенностей. Ее длительность считается таким же образом. При этом:

за период, когда сотрудник находился на территории страны, суточные выплачиваются по норме для внутренних командировок (в том числе за период, необходимый для прибытия в аэропорт);
за период, когда сотрудник находился на территории другой страны, суточные ему должны выплатить по нормам для заграничной командировки и в местной валюте.

Суточные в день прибытия в другую страну считаются по нормативам для заграничной командировки. В день, когда сотрудник вернулся в страну, суточные он получает по нормам для внутренней командировки. Даты пересечения границы проверяются по отметке в паспорте. В командировках в страны СНГ, при пересечении границ которых не ставится отметка в паспорте, даты отъезда и приезда считаются по проездным документам.

Если в период командировки сотрудник переезжает с одной страны в другую, то за день пересечения границы производится по норме страны прибытия.

Обратите внимание — как рассчитываются суточные в командировках по странам СНГ:

Как посчитать суточные при командировке (примеры)

Обратите внимание

Если выезд или приезд попадает на выходной день, то оплата производится в увеличенном размере, так как законодательством четко установлены дни работы и отдыха. Однако зачастую работодатели забывают о таких моментах, что является нарушением прав по ТК. Подробнее читайте в этой

Сотрудник направлен в командировку в Германию. Самолет вылетает в 00.30 04 апреля. Для того чтобы добраться до аэропорта, который находится за чертой города, и пройти регистрацию, ему необходимо выехать автомобилем не позже 22.00. Командировка заканчивается 10 апреля, а самолет из Франции вылетает 10 апреля в 23.00 и прилетает 11 апреля. Коллективным договором, предусмотрено, что суточные при командировках по РФ составляют 750 рублей, заграницу – 2500 рублей. Расчет командировочных будет выглядеть следующим образом:

Начало командировки – 03 апреля. За этот день сотрудник получит – 750 рублей.
С 4 по 10 апреля суточные считаются по 2500 за день: 8 дней *2500 = 20000 рублей (эти средства должны быть выплачены в евро).
Последний день командировки – 11 апреля. За этот день сотруднику положено 750 рублей командировочных.

Например, была запланирована аналогичная командировка, но в связи с плохими погодными условиями вылет самолета был задержан на сутки. Фактически самолет вылетел в 23.00 11 апреля и прилетел 12 апреля. В такой ситуации сотруднику должны заплатить за 10 и 11 апреля по 2500 рублей суточных, а за 12 апреля – 750 рублей.

Налогообложение суточных

С первого января текущего года вступили в силу изменения Налогового Кодекса. Если ранее суммы свыше 750 и 2500 рублей для внутренней и заграничной командировки соответственно облагались только НДФЛ, то теперь с них необходимо уплатить еще и страховые взносы.

Юрист проконсультирует вас в комментариях к статье

Нина Ковязина , заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Размер суточных

Суточные платить обязательно. Порядок и размер возмещения командировочных расходов, в том числе и суточных, можно установить самостоятельно. Достаточно закрепить их приказом руководителя или указать в коллективном (трудовом) договоре. Это предусмотрено в части 4 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Пример оформления в коммерческой организации приказа об установлении норм суточных

В ООО «Альфа» приказом установлены нормы суточных по командировкам сотрудников по России и за границу.

НДФЛ

Суточные нормируются только при расчете НДФЛ. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:

700 руб. в день – при командировке по России;
2500 руб. в день – при загранкомандировке.

Суточные сверх этой нормы облагаются НДФЛ. Такой порядок установлен в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Период командировки

Суточные сотрудникам выплачивайте:

за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
за все дни нахождения в пути (включая дни отъезда и возвращения), в том числе за время вынужденной задержки.

Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и подтвержден в письме Минтруда России от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415.

Чтобы правильно определить период командировки, учитывайте следующее. Днем отъезда в командировку будет дата отправления транспорта (поезда, самолета и т. д.) из населенного пункта, где обычно работает сотрудник, к месту, куда он направлен. И наоборот, днем возвращения командированного будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где он работает постоянно. При этом, если транспорт отправляется или прибывает до 24 часов включительно, считаются текущие сутки. Если же это происходит в 0 часов – следующие сутки.

За сутки, когда сотрудник отправляется в командировку или возвращается из нее, выплатите ему суточные в полном размере.

Пример начисления суточных в зависимости от времени отправления транспортного средства, на котором сотрудник отбывает в командировку

Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда – 23 часа 56 минут 10 ноября.

Первым днем командировки считается 10 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.

Пример начисления суточных в зависимости от времени прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки

Сотрудник возвращается из служебной командировки на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время прибытия поезда – 0 часов 5 минут 11 ноября.

Последним днем командировки считается 11 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.

Для сотрудников, которые работают удаленно (на дому), пунктом отправления в командировку (возвращения из командировки) является их местожительство (письмо Минфина России от 2 июня 2011 г. № 03-03-06/1/322).

Обратите внимание, если до места отправления транспорта (вокзала, пристани, аэропорта и т. п.) командированный должен сначала добраться, то это время тоже необходимо учитывать.

Аналогично нужно поступить и при определении последнего дня командировки, когда сотрудник возвращается к месту постоянной работы. Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с администрацией организации.

Обо всем этом сказано в пункте 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Пример начисления суточных с учетом удаленности места выезда в командировку от места постоянной работы

Сотрудник вылетает в командировку на самолете. Аэропорт находится в 45 минутах езды от города, в котором работает сотрудник. Время вылета самолета – 0 часов 35 минут 20 февраля. Время прилета обратно – 23 часа 35 минут 23 февраля.

Согласно купленному билету регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.

Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, сотрудник должен выехать из города не позднее 23 часов 10 минут. В этом случае первым днем командировки, за который сотруднику положены суточные, следует считать 19 февраля.

Последним днем командировки является 24 февраля. Несмотря на то что самолет прибыл 23 февраля, при начислении суточных нужно учесть время, необходимое для проезда от аэропорта до города. Таким образом, сотрудник имеет право получить суточные за шесть дней.

Ситуация: в каком размере выплатить сотруднику суточные, если он вернулся из одной командировки и в тот же день его направили в следующую командировку

За этот день суточные начислите по каждой из командировок. Но, чтобы убедиться в том, что работодатель ничего при этом не нарушает, необходимо проанализировать, какие решения он при этом должен принять и какие документы оформить.

Итак, при направлении сотрудника в новую командировку следует:

издать приказ с указанием срока командировок (день приезда из предыдущей будет совпадать с днем убытия в следующую);
решить вопрос о явке сотрудника на работу в день приезда из командировки (нужно будет заранее об этом договориться);
отразить в табеле учета рабочего времени, что сотрудник находится в командировке;
начислить средний заработок за дни работы по графику (начисляется на основании приказов о направлении в командировку);
выплатить суточные до направления в командировку;
выдать денежный аванс перед направлением в командировку;
получить от сотрудника авансовый отчет о предыдущей командировке в течение трех рабочих дней после возвращения из предыдущей командировки.

Только выполнив все эти требования, можно рассматривать вопрос о направлении сотрудника в очередную командировку в день его возвращения из предыдущей поездки. Если все формальные процедуры по документам и начислениям выполнены, суточные нужно выплатить дважды за один календарный день – то есть за две командировки.

Это следует из пунктов 4, 9, 10, 11 и 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Однодневная командировка по России

Иногда сотрудника направляют в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному местожительству.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника решает руководитель организации. При этом он должен учесть:

удаленность места командировки от местожительства сотрудника;
условия транспортного сообщения;
характер выполняемого задания;
необходимость создания сотруднику условий для отдыха.

Обязанность работодателя оплачивать командированным дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Однако при командировках по России в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Это предусмотрено пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Аналогичное правило содержит пункт 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.

Таким образом, при однодневной командировке по России суточные сотруднику не положены.

В то же время статьей 168 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан возмещать ему не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя. Поэтому запрет на выплату суточных при однодневной командировке не мешает возместить сотруднику понесенные им иные расходы, связанные с выполнением трудовой функции (при условии что они подтверждены первичными документами). Главное, чтобы сотрудник получил разрешение работодателя на такие затраты, а порядок их возмещения был установлен коллективным договором или локальным нормативным актом.

Аналогичные выводы следуют из пункта 1 письма Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242.

Зарубежная командировка

При зарубежных командировках суточные нужно выплатить, даже если сотрудник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день. Выплатить их надо в размере, составляющем 50 процентов от норм суточных, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для зарубежных командировок (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Если перед тем, как выехать за границу, сотрудник перемещается по территории России, суточные выплачивайте по норме, установленной для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России. Об этом сказано в пункте 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ.

Если за время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплатите по нормам той страны, в которую направлен сотрудник (п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

При этом местом пересечения границы считается пункт пропуска через государственную границу России. А именно территория (акватория), открытая для международных сообщений (международных полетов), в пределах:

железнодорожной, автомобильной станции или вокзала;
морского, речного порта;
аэропорта;
другого специально выделенного в непосредственной близости от государственной границы участка местности, где происходит пропуск людей через государственную границу.

Пример начисления суточных по нормам, установленным для внутренних и заграничных командировок

Организация, расположенная в г. Белгороде, направляет экономиста А.С. Кондратьева в служебную командировку в г. Мадрид (Испания). Время вылета из Москвы – 14 часов 25 минут 8 апреля. Чтобы успеть на этот рейс, сотрудник должен выехать в Москву на поезде, который отправляется из Белгорода 7 апреля в 1 час 35 минут.

Обратный самолет, на котором Кондратьев возвращается из Мадрида, прибывает в Москву в 22 часа 12 минут 13 апреля.

При вылете в Мадрид Кондратьев пересекает границу России 8 апреля. За этот день ему положены суточные в иностранной валюте по норме, установленной для командировок в Испанию.

При возвращении из командировки сотрудник пересекает границу России 13 апреля. За этот день ему должны быть выплачены суточные по нормам, установленным для командировок по России.

В Белгород Кондратьев прибывает 15 апреля в 8 часов 5 минут (время прибытия поезда). Следовательно, за 14 и 15 апреля ему положены суточные по норме, установленной для внутренних командировок.

Оплата питания

Ситуация: полагаются ли сотруднику суточные, если в счет гостиницы, где он остановился во время командировки, помимо стоимости проживания, включена стоимость питания в ресторане

Да, полагаются.

Суточные сотруднику выплачивайте в любом случае (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Расходы на выплату суточных могут подтвердить документы, оформляемые при направлении сотрудника в командировку. Представление чеков и квитанций, подтверждающих расходование сотрудником суточных, не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362.

Что же касается налогового учета расходов на питание, то он зависит от того, как гостиница оформила документы.

В состав командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, входят и суточные, и затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Однако стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включить нельзя. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Поэтому, если в счете гостиницы расходы на питание указаны отдельной строкой, учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. В расчет налога включите только стоимость проживания. Если же расходы на питание в счете не указаны и отдельной строкой не выделены, а включены в общий счет, то в уменьшение налоговой базы спишите всю заплаченную гостинице сумму (за вычетом НДС).

Однако если в счете гостиницы сделана запись «стоимость питания включена», но отдельной строкой эта стоимость не выделена, то при включении всей суммы счета в состав расходов появляется риск возникновения спора с проверяющими. Дело в том, что налоговая инспекция может не принять такие затраты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, причем в полной сумме, поскольку расчетным путем выделить расходы на питание не представляется возможным. В такой ситуации, чтобы включить стоимость проживания в состав расходов в налоговом учете, нужно попросить гостиницу переоформить счет одним из следующих способов:
− не делать запись «стоимость питания включена»;
− при наличии такой записи выделить стоимость питания отдельной строкой.

Командировка к постоянному местожительству

Ситуация: положены ли суточные сотруднику, командированному в местность, где он имеет постоянную регистрацию (прописку). В местонахождении работодателя у сотрудника временная регистрация

Да, положены.

Командировкой признается служебная поездка сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения какого-либо поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Работодатель обязан выплатить командированному сотруднику суточные (ст. 168 ТК РФ). Исключением является тот случай, когда сотрудник уезжает в командировку в местность, откуда у него есть возможность ежедневно возвращаться к постоянному местожительству (абз. 4 п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

В Трудовом кодексе РФ и Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, суточные называются дополнительными расходами, связанными с проживанием вне постоянного местожительства (ст. 168 ТК РФ, п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Постоянным местожительством является место, где гражданин постоянно или преимущественно проживает и имеет постоянную регистрацию (п. 3, 16 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 17 июля 1995 г. № 713). Из буквального толкования этого определения можно сделать вывод – при командировании к месту постоянной регистрации суточные сотруднику не положены.

Однако такой порядок приведет к нарушению прав сотрудника. Необходимо учитывать невозможность командированного ежедневно возвращаться к постоянному местожительству (абз. 4 п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Таким местом, по мнению Минздравсоцразвития России, является местожительство в местности, где расположена организация, в которой работает сотрудник (т. е. место его временной регистрации). Место постоянной регистрации при этом неважно. Поэтому, если сотрудник отправляется в командировку в регион, в котором у него есть постоянная регистрация, но откуда он не сможет возвращаться ежедневно в место постоянного проживания, выплатите ему суточные. Подтверждает такой вывод Минздравсоцразвития России в письме от 30 марта 2009 г. № 22-2-1100.

Больничный в командировке

Если сотрудник в командировке заболел, то суточные за весь период болезни выплачивайте в полном объеме (п. 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Пример начисления суточных за период командировки, во время которой сотрудник заболел

Сотрудник был направлен в командировку с 9 по 21 марта (13 дней). Во время командировки он заболел и с 13 по 16 марта находился в стационаре (это подтверждено больничным листком). В связи с болезнью из командировки сотрудник вернулся 25 марта (позже на четыре дня).

Норма расхода суточных при командировках по России установлена организацией в коллективном договоре и составляет 100 руб. в день.

Период болезни в срок командировки не включается. Бухгалтер начислил сотруднику:

суточные за период с 9 по 25 марта в размере 1700 руб. (100 руб./дн. × 17 дн.);
больничное пособие за период с 13 по 16 марта;
компенсацию расходов на наем жилья. Расходы за период с 13 по 16 марта не возмещаются.

Кроме того, за сотрудником сохраняется средний заработок за рабочие дни по графику организации в период с 9 по 12 и с 17 по 25 марта.

По материалам БСС «Система Главбух»

Перед большинством предприятий встаёт необходимость командирования подчинённых. Это как долгосрочные, так и короткие поездки на большие и малые расстояния, длительность которых определяет руководитель на основании объёма, сложности и других особенностей служебного поручения. При этом важно не только организовать поездку, но и правильно рассчитать командировочные.

Расчёт командировочных в 2018 году

Служебная командировка (командировка) – это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Распоряжение оформляется письменно, например, в виде приказа.

Не считаются командировкой:

поездки в рамках работы разъездного характера;
работа вахтовым методом.

Расчёт среднего заработка

Подчинённый оставляет официальное рабочее место для достижения производственной или деловой цели, поэтому получает оплату в размере среднего заработка.

Для расчёта среднедневного заработка необходимо полученный за 12 предыдущих месяцев доход разделить на число отработанных за это же время дней. Итог умножают на количество командировочных дней. Получается сумма оплаты труда человека в рабочем путешествии.

При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 предыдущих календарных месяцев

Когда сотрудник принят менее года назад, для расчёта берут время, отработанное на момент отъезда. Если командируется человек, только оформивший договор, оплата производится по официальному окладу.

Таблица: определение среднедневного заработка для командировки

Наименование показателя	Значение
Расчётный период	12 месяцев, предшествующих месяцу начала командировки: сумма рабочих дней в каждом месяце
Расчётная сумма	Зарплата, надбавки, трудовые премии, плата за сверхурочную работу, простои
Исключаются из расчётной суммы	Социальные и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.)
Среднедневной заработок	Расчётная сумма / количество рабочих дней за последние 12 месяцев
Лимиты, понижающие коэффициенты	Нет

Что не входит в расчёт среднего заработка

При расчёте среднего заработка из расчётного периода должны быть исключены периоды и выплаченные за них суммы, если:

за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребёнка;
работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Время нахождения на больничном листе не входит в расчётный период среднего заработка, не учитываются и выплаты по нему

Пример расчёта среднего заработка

Работник принят в организацию 22.10.2015. Дата отправления в командировку - 06.09.2017 (среда). Дата возвращения - 15.09.2017 (пятница). Предприятие работает по стандартной пятидневной неделе.

Период для расчёта оплаты командировочных дней - с 01.09.16 по 31.08.17. Не включаются:

10 дней отпуска за свой счёт (с 01.06.2017 по 10.06.2017);
28 дней основного отпуска (с 01.08.2017 по 28.08.2017);
5 дней больничного (с 01.09.2016 по 05.09.2016).

За указанный 12-месячный период заработано:

зарплата - 465 000 руб.;
отпускные - 33 000 руб.;
больничный лист - 3 800 руб.

Расчётная сумма = 465 000 руб. (больничные и отпускные не принимаются в расчёт). Отработанные дни = 204 (от рабочих дней по графику отнимаются дни указанных выше периодов).

Дневной средний заработок = 465 000 руб. / 204 = 2 279,41 руб.

Командировочные дни для оплаты = 7 (выходные не оплачиваются, так как трудовых задач не исполнялось).

Средний заработок на время командировки = 2 279,41 руб. *7 = 15 955,87 руб.

Расчёт суточных

Суточные - это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Суточные полагаются работнику за все дни пребывания в командировке. Выходные и нерабочие праздничные дни, время в пути (в т. ч. и вынужденные остановки) также оплачиваются. Не начисляются суточные при однодневных командировках по России.

Для расчёта суточных нужно определить продолжительность и дальность поездки. Если человек из пункта командирования может каждый день приезжать домой, суточные не платятся. Такая возможность определяется руководством в зависимости от отдалённости, транспортной доступности, сути поручаемой задачи, необходимости условий для отдыха подчинённого.

Размер суточных законодательно не ограничен, но должен регламентироваться коллективным договором или другим локальным актом. Кроме того, утверждены максимальные суммы, не подлежащие налогообложению. А с 2017 года со средств, превышающих норму, взимается не только НДФЛ, но и страховые сборы. Нормы составляют:

не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Суточные платят за каждый день, даже за неполный, то есть если поезд у работника отправляется в 23:50, то за этот день ему так же положены суточные

К примеру, человек отправился в командировку в воскресенье 04.02.2018 и возвращается в субботу 10.02.2018. За 7 дней командирования при установленном размере 500 руб. в сутки общая сумма суточных будет равна:
500 руб. * 7 = 3500 руб.

Для отправки работника за рубеж, помимо основных правил, нужно учитывать определённую специфику. Локальным документом устанавливаются разные суммы на время в дороге для территории России и для других государств. При пересечении границы из России суточные платятся в инвалюте, как при пребывании за рубежом. В день возвращения в Россию - в рублях.

Например, работник командирован из Москвы в Париж. Самолёт вылетает из Москвы 8 апреля в 19.45 и прибывает в Париж в этот же день в 21.40. Суточные за 8 апреля должны быть выплачены работнику в иностранной валюте.
Если бы работник вылетел 8 апреля в 19.45 из Парижа в Москву, суточные нужно было бы выплатить в рублях.

СПС «КонсультантПлюс»

Если человек отправляется в две страны (или более), суточные на день пересечения границы платятся инвалютой в сумме, полагающейся для места прибытия.

Например, в локальном нормативном акте организации установлен следующий размер суточных: 2 000 р. - при командировках в страны СНГ, 2 500 р. – при командировках в страны Европейского союза. Командированный работник 8 апреля прилетает в Берлин из Москвы, а 9 апреля - в Минск из Берлина. За 8 апреля ему выплачиваются суточные в евро в размере, эквивалентном 2 500 р., а за 9 апреля - в белорусских рублях в размере, эквивалентном 2 000 р.

СПС «КонсультантПлюс»

Пересечение границы отслеживается по отметкам в загранпаспорте сотрудника. Суточные в инвалюте выдаются по актуальному курсу на день начисления суточных.

Видео: суточные в 2018 году

Оплата больничного в командировке

При болезни работника в командировке происходит приостановка задания до момента готовности человека к труду. В такой ситуации поездку нужно продлить.

Прежде всего заболевший должен обратиться в медицинское учреждение, чтобы зафиксировать своё состояние и получить подтверждающий акт. Пособие по временной нетрудоспособности будет произведено в обычном порядке и лишь после предоставления бухгалтеру предприятия больничного листа.

За дни болезни средний заработок не начисляется, а выплачивается пособие.

Заболевшему предприятие:

возмещает деньги за съём жилья, если он не пребывал на лечении в больнице;
платит суточные за все дни, даже когда он не в состоянии выполнять задание или вернуться домой.

Командировочные расходы и расчёт отпускных

В расчёт отпускных не включаются периоды отсутствия сотрудника, обеспечиваемые средним заработком. Командировка исключается из расчёта отпускных, ведь человек покидает своё рабочее место, хоть и по рабочим потребностям.

Видео: оплата командировки в выходной день

Командировка за чужой счёт

Командировочные расходы могут осуществляться принимающей стороной, если между ней и работодателем заключено соответствующее соглашение. При этом оформляет поездку, принимает отчёты о командировке и выплате расходов в этой ситуации всё равно работодатель.

Принимающей стороной возмещаются:

расходы на проживание (гостиница, общежитие, арендное жилье); факт съёма жилья следует подтвердить документально (чеки, квитанции);
расходы на средства передвижения - в зависимости от его вида (автобус, самолёт, поезд). Если откомандированный выбрал личный автотранспорт, то оплата топлива происходит на основе поданного в бухгалтерию путевого листа и квитанций с АЗС. Услуги такси возмещению не подлежат.

Суточные, как и средний заработок, а также сторонние затраты работника (связь, виза и т. д.) обеспечивает организация-работодатель, если другие положения не утверждены предварительно заключённым договором.

Справка-расчёт командировочных

Справка-расчёт обеспечивает первичную учётную документацию. Её выписывают для того, чтобы было дополнительное юридическое основание фиксации конкретных сумм командировочных расходов.

Законодательно образец бухгалтерской справки-расчёта не установлен. Организациям лучше составить её самим с учётом индивидуальных деловых тонкостей и отличий в делопроизводстве и утвердить актом руководителя компании или учётной политикой.

Как правило, заполнением бланка бухгалтерской справки-расчета занимается только бухгалтер фирмы

Чтобы оформить справку-расчёт командировочных, нужно указать в ней реквизиты, предусмотренные для первичных документов в ст. 9 закона «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

наименование документа;
дату составления;
название организации или ИП;
вид и сумму командировочных расходов;
Ф. И. О. лица, составившего документ.

Расчёт зарплаты с учётом командировки

Зарплата в поездке начисляется только за рабочие дни организации и направляемого сотрудника. Поэтому важно следить за табелем учёта рабочего времени, тем более если предприятие функционирует по нестандартному графику. Если выходные попадают в командировочный интервал, они не должны оплачиваться. Однако если свой выходной человек провёл в дороге к пункту назначения или обратно либо выполнял трудовые функции, он получает оплату в двукратном размере или в одинарном с предоставлением дополнительного отгула.

За период командирования обычная зарплата начисляться не должна. Человеку полагается средний заработок, даже если поездка длится всего один день.

При расчёте зарплаты опираются на табель учёта рабочего времени

Пример: как рассчитать и оплатить командировку в 2018 году

Работник трудоустроен 01.01.2017 и получает 25 000 руб. Уходил в отпуск с 10.07.2017 по 23.07.2017. Командирован на период 22.01.2018–24.01.2018.

Расчётный период: 1 января - 31 декабря 2017 года. Количество дней: 237 (247 рабочих в 2017 минус 10 отпуска).

Начисление среднего заработка происходит следующим образом:

11 месяцев по 25 000 руб.;
в июле - 25 000 руб. х 11 дн. / 21 дн. = 13 095,24 руб.;
всего - 25 000 руб. х 11 м. + 13 095,24 руб. = 288 095,24 руб.

Средний заработок: 288 095,24 руб. / 237 дн. = 1 215,59 руб.

Командировочные дни оплачиваются в размере: 3 646,77 руб. (1 215,59 руб. х 3 дн.).

Рассчитываем заработную плату: 25 000 руб. / 17 дн. × 14 дн. = 20 588,23 руб.

Общий январский доход сотрудника составит: 20 588,23 + 3 646,77 = 24 235 руб.

Пример. Расчёт зарплаты за январь 2018 года, если работник был в командировке.
П. Р. Колосов с 9 по 12 января 2018 года был в командировке, за время которой ему начислили средний заработок - 9000 р. Оклад Колосова - 42 500 р. Зарплата за 13 дней января - 32 500 р. (42 500 р.: 17 дн. × 13 дн.). Всего за январь Колосов заработал 41 500 р.
Поскольку из-за командировки человек потерял в зарплате, руководство компании по собственной инициативе предоставило Колосову оплачиваемый отгул.

БСС «Система Главбух»

При командировании подчинённого с неполным рабочим днём также начисляется средняя зарплата, рассчитанная по общему правилу. Размеры возмещения дополнительных командировочных расходов тоже не связаны с режимом работы, они выплачиваются на общих основаниях в полном объёме.

Вопросы, связанные с расходами на командировки, имеют большую актуальность. Учёт их несложен, но требует внимания и чёткого соблюдения правил. Следует помнить об исключаемых доходах и периодах из расчёта среднего заработка, начислении суточных, особенно в заграничных поездках, расчёте заработной платы командированного и ведении отчётности.

(см. образец ниже). Такой порядок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Суточные при НДФЛ нормируются. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:

700 руб. в день - при командировке по России;
2500 руб. в день - при загранкомандировке.

Эти нормативы прописаны в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Расчет суточных

Суточные сотрудникам выплатите:

Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Размер суточных за время пребывания сотрудника в командировке подтвердите документами, которые оформляются при его направлении в поездку. Подтверждать, на что именно сотрудник расходовал суточные, не нужно.

Отметим, что с 8 января 2015 года компании, направляя сотрудника в служебную поездку, больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Теперь срок пребывания работника в командировке определяется, в основном, по проездным билетам.

Такой вывод поддерживают и контролирующие ведомства (письма от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362).

Ситуация: в каком размере выплатить сотруднику суточные, если он вернулся из одной командировки и в тот же день его направили в следующую командировку - по новому служебному заданию

За этот день суточные начислите по каждой из командировок. Направляя сотрудника в командировку, суточные выплатите:

за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки.

Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Следовательно, если сотрудник вернулся из одной командировки и в тот же день его направили в следующую командировку, суточные нужно выплатить дважды.

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы.

Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки.

Если транспортное средство отправляется после 0 часов - следующие сутки.

Сутки, которые включают в себя время отправления транспортного средства, являются первым днем командировки. Суточные за этот день выплатите в полном размере.

Пример

Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда - 23 часа 56 минут 10 ноября. Первым днем командировки считается 10 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.

Днем приезда считается день прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки в населенный пункт, где находится место его постоянной работы.

Если транспортное средство прибывает до 24 часов включительно, днем приезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство прибывает после 0 часов - следующие сутки.

Сутки, которые включают в себя время прибытия транспортного средства, являются последним днем командировки. Суточные за этот день тоже выплатите в полном размере.

Пример

Сотрудник возвращается из служебной командировки на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время прибытия поезда - 0 часов 5 минут 11 ноября.

Определяя дату начала командировки, учтите время, которое необходимо на проезд от постоянного места работы до места, откуда отъезжает транспортное средство (вокзала, пристани, аэропорта и т. п.).

Это нужно сделать, если место отправления транспортного средства расположено за пределами населенного пункта, в котором находится командирующая организация.

Пример

Сотрудник вылетает в командировку на самолете. Аэропорт находится в 45 минутах езды от города, в котором работает сотрудник. Время вылета самолета - 0 часов 35 минут 20 февраля. Время прилета обратно - 23 часа 35 минут 23 февраля.

Согласно купленному билету регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.

Иногда сотрудника направляют в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства. Если речь идет о командировке по России, то суточные ему не положены. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника решает руководитель организации. При этом он должен учесть:

удаленность места командировки от места жительства сотрудника;
условия транспортного сообщения;
характер выполняемого задания;
необходимость создания сотруднику условий для отдыха.

Такие требования предусмотрены пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Если перед тем, как выехать за границу, сотрудник перемещается по территории России, суточные выплатите по норме, установленной для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России.

Об этом сказано в пункте 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, а также в письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ.

Если за время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплатите по нормам той страны, в которую направлен сотрудник. Такой порядок устанавливает пункт 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Пример

Организация, расположенная в г. направляет экономиста Кондратьева А. С. в служебную командировку в г. Мадрид (Испания). Время вылета из - 14 часов 25 минут 8 апреля. Чтобы успеть на этот рейс, сотрудник должен выехать в Москву на поезде, который отправляется из Белгорода 7 апреля в 18 часов 35 минут.

При вылете в Мадрид Кондратьев пересекает границу России 8 апреля. За этот день ему положены суточные в по норме, установленной для командировок в Испанию.

Ситуация: полагаются ли сотруднику суточные, если в счет гостиницы, где он остановился во время командировки, помимо стоимости проживания включена стоимость питания в ресторане

Да, полагаются. Суточные сотруднику выплачивайте в любом случае (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Расходы на выплату суточных могут подтвердить документы, оформляемые при направлении сотрудника в командировку.

Предоставления чеков и квитанций, подтверждающих расходование сотрудником суточных, не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362.

Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Поэтому, если в счете гостиницы расходы на питание показаны отдельно, учесть их при расчете нельзя. В расчет налога включите только стоимость проживания.

Если же расходы на питание в счете не выделены, то в уменьшение налоговой базы спишите всю заплаченную гостинице сумму (за вычетом НДС).

Ситуация: полагаются ли сотруднику суточные при командировках к своему постоянному месту жительства (где у него имеется постоянная регистрация). По местонахождению командирующей организации у сотрудника временная регистрация

Вопрос спорный. Командировкой признается служебная поездка сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения какого-либо поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Направляя сотрудника в командировку, организация обязана выплатить ему суточные (ст. 168 ТК РФ). Исключением является тот случай, когда сотрудник уезжает в командировку в местность, откуда у него есть возможность ежедневно возвращаться домой.

В Трудовом кодексе РФ и Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, суточные называются дополнительными расходами, связанными с проживанием вне постоянного места жительства (ст. 168 ТК РФ, п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Постоянным местом жительства является место, где гражданин постоянно или преимущественно проживает и имеет постоянную регистрацию (п. 3, 16 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 17 июля 1995 г. № 713). Из буквального толкования этого определения можно сделать вывод - отправляя работника по служебным делам к его постоянному месту жительства (месту постоянной регистрации), суточные сотруднику не назначаются.

Однако такой порядок приведет к нарушению прав сотрудника. В целях выплаты суточных необходимо учитывать возможность командируемого сотрудника ежедневно возвращаться к его постоянному месту жительства (абз. 4 п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Таким местом, по мнению Минздравсоцразвития России, является то место, где расположена организация, в которой работает сотрудник (то есть место его временной регистрации). Место постоянной регистрации при этом не является существенным.

Поэтому, если сотрудник отправляется в командировку в регион, в котором у него есть постоянная регистрация, но откуда он не сможет возвращаться ежедневно обратно, выплатите ему суточные. Подтверждает такой вывод Минздравсоцразвития России в письме от 30 марта 2009 г. № 22-2-1100.

Если сотрудник в командировке заболел, суточные за весь период болезни выплатите в полном размере (п. 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Пример

Сотрудник был направлен в командировку с 11 по 22 марта 2015 года (12 дней). Во время командировки он заболел и проболел с 17 по 20 марта (это подтверждено больничным листом).

Норма расхода суточных при командировках по России установлена организацией в коллективном договоре и составляет 700 руб. в день.

Период болезни в срок командировки не включается. Бухгалтер начислил сотруднику:

Компенсацию расходов по найму жилья.

Кроме того, за сотрудником сохраняется средний заработок за рабочие дни по графику организации за период с 11 по 16 марта, а также с 21 по 26 марта включительно.

Расчет суточных подтвердите документально, например бухгалтерской справкой (см. образец ниже). Такой документ поможет обосновать размер выплаченных суточных в случае налоговой проверки (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 8 августа 2008 г. № 28-11/074505).

Денис Юрин

Отправляя сотрудника в командировку, организация должна ему не только оплатить дорогу и проживание, но и выдать так называемые суточные. А кроме того, ТК РФ обязывает сохранить за ним средний заработок на те дни, когда он находился в этой рабочей поездке.

На практике возникает немало вопросов о том, каков должен быть размер суточных, как делается расчет среднего заработка для командировочных, и наоборот, входят ли командировочные в расчет среднего заработка. И если профессиональный бухгалтер такие задачки решает, как орешки, то обычному сотруднику это часто непонятно. Но ведь все мы имеем право знать, сколько должны получить денег за те или иные рабочие задачи.

В этом как раз и поможет наш калькулятор для расчета среднего заработка для командировки.

Калькулятор расчета командировочных и суточных

Общий заработок за расчетный период

Количество отработанных дней за расчетный период

Количество дней в командировке

Размер суточных, установленных в организации

Размер командировочных	Средний дневной заработок	Размер суточных к выдаче
0	0	0

Справка: как пользоваться калькулятором командировочных

Шаг 1. Укажите ваш общий трудовой заработок за расчетный период. Расчетный период - это 12 месяцев, фактически предшествующих командировке. То есть, грубо говоря, вам нужно умножить вашу заработную плату на 12. Это не совсем точный способ, потому что всегда есть месяцы, где зарплата ниже (например, за счет больничных), и наоборот, есть месяцы, где она выше (например, за счет премии). Идеально, конечно, посчитать суммы выплат по всем 12-ти месяцам точно. Если вы их знаете (помните или есть распечатки), то советуем так и сделать для более корректного расчета.

Шаг 2. Укажите, сколько дней вы отработали в этот расчетный период (напомним, это 12 месяцев до месяца командировки).

Обратите внимание, что здесь считаются только рабочие дни, исключая отпускные, больничные и предыдущие командировки.

Введенные вами на 1 и 2 этапах цифры уже подскажут внимательному читателю, как рассчитать средний заработок для командировки. Результат расчета мы увидим чуть ниже, а пока скажем, что для получения этого показателя нужно просто поделить первое на второе. Чистая математика. 🙂

Шаг 3. Напишите, сколько дней длилась (или будет длиться) ваша командировка. Считайте все календарные дни, включая выходные и праздники (если они туда попали).

Шаг 4. Последний этап - размер суточных, который принят в вашей организации. Уточнить этот размер можно в бухгалтерии. Особенность в том, что каждая компания или учреждение имеет право устанавливать удобный для нее размер суточных с учетом установленного в законах минимума. Так что эту цифру знает только ваш бухгалтер.

Результат: калькулятор моментально произведет нужные расчеты, и вы получите такие итоги (на нашем примере):

размер суточных к выдаче - это сумма, которая должна быть вам заплачена за все дни командировки. Напомним, ;
средний дневной заработок - это основной показатель, который используется для расчетов в нашем случае. Это тот самый главный средний заработок для командировки 2019, от которого зависит итоговая сумма выплат командированному работнику;
размер командировочных - ваша итоговая оплата командировки по среднему заработку 2019. В нее включаются и суточные, и оплата по среднему заработку. Командировка таким образом полностью оплачена.

Справка: как рассчитываются суточные при командировках в 2019 году?

Практически каждый работник может быть направлен руководством для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, т. е. в командировку. Одних такие поручения радуют, других огорчают, но всех без исключения волнует вопрос - сколько денег ему при этом должны выплатить и как посчитать командировочные расходы.

На что вправе рассчитывать командированный сотрудник

В соответствии с действующим законодательством, работодатель обязан оплатить командированному работнику:

расходы по проезду и найму жилого помещения (билеты, бензин, гостиница или аренда квартиры и т. д.);
суточные;
другие возможные расходы, если на них дало добро начальство.

Порядок и , связанных со служебными командировками работников государственных или муниципальных учреждений, определяется соответствующим федеральным или муниципальным нормативным правовым актом (обычно постановлениями Правительства). Для всех остальных работников вопрос, как рассчитать командировочные расходы, определяется коллективным договором или другим локальным нормативным актом предприятия.

При направлении в служебную поездку работнику обычно выдается некая сумма денег авансом - на оплату проезда и проживания, а также в виде суточных. В зависимости от правил и положений, принятых в конкретной организации, человеку могут быть вручены уже приобретенные проездные документы и оплачен номер в гостинице, но вот суточные должны выдать наличными или перечислить на карточку до отправления в командировку.

Сколько заплатят за один день

Ни минимальный, ни максимальный размер суточных законом на 2019 год не определен, поэтому их размер каждая организация устанавливает самостоятельно, обычно это прописано в коллективном договоре. Поэтому сумма, выплачиваемая на дополнительные расходы командированным сотрудникам разных предприятий, бывает различной и может колебаться от 100 рублей до нескольких тысяч.

Как считаются суточные в командировке

Если сотрудник командирован за границу, то за время нахождения в другой стране расчет он получит в соответствующей валюте и в размерах, установленных для загранкомандировок.

Если в служебную поездку сотрудник едет из России за границу, то дата пересечения российской границы включается в дни, за которые деньги должны быть выплачены в иностранной валюте. Соответственно, при возвращении в Россию дата пересечения границы включается в дни, за которые дополнительные командировочные расходы оплачиваются в рублях.

На что обратить особое внимание

Ситуация 1. Подоходный налог

Василий Пуговкин работает инженером на одном из сибирских заводов. И вот его решили на целых десять дней отправить в Москву на конференцию. По колдоговору суточные на его предприятии составляют 1200 рублей в день, соответственно, Василий прикинул, что на десять дней ему должны выдать расчет двенадцать тысяч. Однако, в бухгалтерии ему выдали меньшую сумму. Василий в недоумении: в чем он ошибся, почету так мало и как рассчитать суточные в командировке?

А все дело в том, что статьями Налогового кодекса РФ установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ - 700 рублей для командировок по России и 2500 руб. в сутки - для зарубежных поездок. Поэтому с суммы, превышающей 700 рублей в день, бухгалтерия удержала 13 % НДФЛ, в результате выплата составила не 12 000, а 11 350 рублей.

Ситуация 2. Не выплатили деньги до командировки

Семена Петровича в срочном порядке решили отправить в служебную поездку. оплатили по безналу, билеты на самолет купили, а вот деньги на расходы пообещали перечислить позже. Семен Петрович в раздумьях, как поступить. Оказаться в чужом городе без денег не хочется, но и не поехать страшно - вдруг уволят.

Как поступать в такой ситуации, зависит только от самого работника, в частности, от наличия у него собственных денежных средств и от степени его доверия обещаниям руководства. Но отказ сотрудника от командировки по причине неполучения им положенного аванса на расходы не может повлечь за собой дисциплинарную ответственность. Вина в этом случае лежит не на работнике, а на работодателе, не выполнившем свою обязанность по своевременному расчету и выплате суточных.